Tutorial Ms Excel २००० Bag 2

Yang membedakan fitur spreadsheet seperti Excel adalah kemampuan untuk membuat rumus matematika formula dan melaksanakan fungsi. Fungsi lainnya, tidak hanya untuk menampilkan teks pada tabel yang luas. Halaman ini akan menunjukkan bagaimana anda membuat rumus kalkulasi.

Formulas
Formulas dimasukkan dalam worksheet sel dan harus dimulai dengan dengan tanda sama dengan. "=". Formula lalu dimasukkan ke alamat sel yang bernilai akan di manipulasi dengan sesuai penempatan. Setelah formula diketikan ke dalam sel, kalkulasi dilaksanakan segera dan formula itu sendiri terlihat dalam formula bar. Lihat contoh dibawah untuk melihat tampilan formula untuk kalkulasi harga buku. Formula akan mengalikan dan menjumlahkan jumlah dan harga tiap buku dan memasukkannya dalam total.

Linking Worksheets
Anda akan menggunakan nilai value dari sel dalam worksheet lain dalam workbook yang sama. Untuk contoh, value sel A1 dalam worksheet dan sel A2 dalam worksheet kedua bisa dimasukkan dengan menggunakan format "sheetname!celladdress". Formula untuk contoh ini akan menjadi "=A1+Sheet2!A2" dimana value dari sel A1 dalam worksheet dimasukkan ke value pada sel A2 dalam worksheet yang diberi nama "Sheet2".

Relative, Absolute, and Mixed Referencing
Memanggil sel hanya dengan menulis kolom dan baris label (seperti"A1") ini disebut juga relative referencing. Ketika formula berisi relative referencing dan dicopy dari satu sel ke sel, Excel tidak membuat salinan berupa formula. Ini akan mengubah alamat sel relatif kolom dan baris yang dipindahkan. Untuk contoh , Jika masukkan formula sederhana dalam sel C1 "=(A1+B1)" disalin ke C2, formula akan berubah ke "=(A2+B2)" untuk mencerminkan baris baru. Untuk mencegah perubahan ini, sel harus diisi dengan absolute referencing dan ini akan dikerjakan dengan menempatkan tanda "$" dalam alamat sel dalam formula. Melanjutkan contoh sebelumnya, formula dalam sel C1 akan terbaca "=($A$1+$B$1)" jika value dari C2 harus merupakan penjumlahan dari sel A1 and B1. Kolom dan baris sel akan menjadi absolut dan tidak akan berubah ketika disalin. Mixed referencing bisa juga digunakan dimana hanya baris atau kolom yang tetap. Untuk contoh, dalam formula "=(A$1+$B2)", baris sel A1 is tetap dan kolom sel B2 juga tetap

Fungsi Dasar
Fugsi bisa lebih efisien dengan operasi matematika dari pada formula. Untuk contoh, jika anda ingin memasukkan values sel D1 sampai D10, anda akan mengetikan rumus formula "=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10". Jalan pintas akan digunakan menjumlah (SUM) cara sederhana"=SUM(D1:D10)". Beberapa fungsi lain dan contoh diberikan dalam tabel dibawah

Function Example Description SUM =SUM(A1:100) finds the sum of cells A1 through A100 AVERAGE =AVERAGE(B1:B10) finds the average of cells B1 through B10 MAX =MAX(C1:C100) returns the highest number from cells C1 through C100 MIN =MIN(D1:D100) returns the lowest number from cells D1 through D100 SQRT =SQRT(D10) finds the square root of the value in cell D10 TODAY =TODAY() returns the current date (leave the parentheses empty)

Function Wizard
Tampilan semua fungsi ada dalam Function Wizard.

1. Aktifkan sel dimana fungsi akan ditempatkan dan klik tombol Function Wizard pada standar toolbar.
2. Dari kotak dialog Paste Function, browse sampai fungsi dengan mengklik dalam Function category menu pada sebelah kiri dan pilih fungsi dari pilihan Function name pada sebelah kanan. Masing-masing nama fungsi akan disorot dan deskripsi akan tampil dibawah dua kotak yang disediakan.
   
3. Klik OK untuk memilih fungsi
4. Jendela berikutnya mengijinkan anda untuk memilih sel yang akan dimasukkan ke dalam fungsi. Pada contoh dibawah, sel B4 dan C4 akan otomatis dipilih untuk fungsi penjumlahan pada Excel. Sel values {2, 3} terletak dikanan dari Number 1 field dimana alamat sel terdaftar. . Jika satuan sel lain, seperti B5 dan C5, perlu dimasukkan ke fungsi, sel itu akan ditambahkan dalam format "B5:C5" ke Number 2 field.
   
5. Klik OK ketika semua sel untuk fungsi telah dipilih.

Autosum
Gunakan fungsi Autosum untuk memasukkan isi dari sel yang bersebelahan.

1. Pilih sel sum akan muncul dalam luar sel dan values akan dimasukkan. Sel C2 telah digunakan dalam contoh ini
2. Klik tombol Autosum (Greek letter sigma) pada standard toolbar.
3. Sorot penggolongan sel yang akan dijumlahkan (dalam hal ini sel A2 sampai B2 ).
4. Tekan ENTER pada keyboard atau klik tand ceklist hijau pada formula bar .
   

Basic Sorts
Untuk melaksanakan pengurutan secara secara alfabet baik menaik maupun menurun, sorot kolom pada sel yang akan diurutkan klik Sort Ascending (A-Z) atau Sort Descending (Z-A) pada standar toolbar

Complex Sorts
Untuk menyorot berbagai kolom, ikuti langkah berikut :

1. Sorot sel, baris, atau kolom yang akan disortir.
2. Pilih Data|Sort dari menu bar.
3. Dari kotak dialog Sort, pilih kolom pertama untuk disortir dari menu panah bawah menu Sort By dan pilih ascending atau descending.
4. Pilih kolom kedua dan, jika perlu isi kolom yang ketiga dari menu panah bawah Then By .
   
5. Jika sel yang anda sorot termasuk teks dalam baris pertama, beri tanda My list has...Header row dan baris pertama akan tersisa pada atas worksheet.
6. Klik tombol Options untuk yang bukan alfabet seperti bulan dalam setahun dan hari dalam seminggu. .
   
7. Klik OK untuk melaksanakan sort

Autofill
Autofill fitur mengijinkan anda untuk mengisi sel dengan berulang atau data contoh seperti kronologis tanggal atau angka, dan pengulangan teks

1. Ketik nomor awal atau tanggal atau tanggal atau teks yang akan diulang ke dalam sel.
2. Pilih dibawah, sudut kanan sel dengan mouse kiri dan drag ke sel yang ingin diisi.
3. Lepaskan tombol mouse.

Jika anda ingin mengisi otomatis kolom dengan sel, tampilkan nomor yang sama atau tanggal tanggal data harus sama ke dua sel yang bersebelahan dalam kolom. Sorot kedua sel dan drag dengan mouse.

Alternating Text and Numbers with Autofill
Autofill fitur bisa juga digunakan untuk alternatif teks atau nomor. Untuk contoh, untuk membuat pengulangan daftar hari dalam seminggu, ketik tujuh hari ke tujuh sel yang bersebelahan dalam kolom. Sorot ketujuh sel dan drag ke bawah dengan mouse.

Autofilling Functions
Autofill bisa juga digunakan untuk mengkopi fungsi. Dalam contoh dibawah, kolom A dan kolom B masing-masing berisi nomor dan kolom C berisi jumlah kolom A danB untuk masing-masing baris. Fungsi dalam sel C2 akan menjadi "=SUM(A2:B2)". Fungis ini lalu bisa di salin ke sisa sel dari kolom C dengan mengaktifkan Sel C2 dan drag ke bawah untuk mengisi sisa sel. Fitur autofill akan otomatis mengupdate nomor baris dan menunjukkan dibawah jika sel acuan relatif.

Memasukkan Clip Art
Untuk memasukkan Clip art ke worksheet ikutilah langkah-langkah berikut :

1. Pilih Insert|Picture|Clip Art dari menu bar.
   

1. Untuk mencari gambar Klik didalam kotak Search for clips. hapus ketikannya "Type one or more words. . ." dan masukkan kata kunci yang ingin anda cari.
   - Atau-
   Klik pilihan kategori yang ada.
2. Klik satu kali gambar image yang akan di masukkan dalam dokumen maka akan ada tampilan seperti dibawah ini:
   
   
   • Insert Clip untuk memasukkan clip art dalam dokumen.
     
   • Preview Clip untuk melihat image dalam kondisi ukuran sebenarnya, untuk menutup kembali preview ini cukup dengan mengklik tanda x di sudut kanan atas gambar.
     
   • Add Clip to Favorites akan memasukan gambar yang anda pilih ke dalam direktori favorit anda.dan bisa masukkan dalam Insert ClipArt dalam box.
   • Find Similar Clips akan memilih clip yang sama.
   • 
     
3. Dilanjutkan dengan memilih clip art yang anda suka lalu pilih tombol Close diatas,

Memasukkan Image dari file
Ikuti tahap demi tahap:

1. Pilih Insert|Picture|From File di menu bar.
   
2. Klik panah kebawah yang terletak sebelah kanan Look in: window untuk mencari image yang ada dalam komputert.
3. Sorot file yang ada di list lalu klik tombol Insert.

Mengedit Gambar Image
Aktifkan image yang akan di edit dengan mengklik sekali dengan mouse. Lalu atur sesuai keinginan anda. .

• Insert Picture Untuk menyisipkan image di daerah halaman Excel
  
  
• Image Control Untuk membuat warna menjadi hitam putih, grayscale atau menjadi bayang bayang
  
  
• More/Less Contrast mengatur warna kontras pada image.
  
  
• More/Less Brightness mengatur kecerahan pada image.
  
  
• Line Style akan memasukkan variasi dari borders image.
  
  
• Text Wrapping akan memodifikasi teks di depan atau luar image.
  
  
• Format Picture menampilkan format image pada jendela terpisah..
  
  
• Reset Picture akan menghapus kembali semua modifikasi terhadap image

Charts mengijinkan anda untuk menyajikan data masukkan ke dalam worksheet dalam format tampilan dengan menggunakan berbagai variasi grafik. Sebelum anda membuat chart anda harus terlebih dahulu memasukkan data ke dalam worksheet. Halaman ini menerangkan bagaimana anda membuat chart yang mudah dari data.

Chart Wizard
Chart Wizard akan membawa proses membuat chart dengan menampilkan kotak dialog.

1. Masukkan data kedalam worksheet dan sorot semua sel termasuk dalam chart headers.
   
2. Klik tombol Chart Wizard dalam standar toolbar untuk melihat pertama kotak dialog Chart Wizard.
3. Chart Type - Pilih Chart type dan Chart subtype jika diperlukan. Klik Next.
   
   
4. Chart Source Data - Pilih daerah data (jika berbeda dari daerah yang disorot dalam langkah 1) dan klik Next.
   
   
5. Chart Options - Masukkan nama dari grafik dan judul untuk X- dan Y-axes. Pilihan lain untuk axes, grid lines, legend, data labels, dan data tabel bisa diubah dengan mengkliknya pada tabs. Tekan Next untuk pindah ke pilihan selanjutnya.
   
   
6. Chart Location - Klik As new sheet jika grafik harus ditempatkan dalam tempat yang baru, worksheet kosong atau pilih As object in jika grafik harus ditempelkan dalam sheet yang ada dan pilih worksheet dari menu panah bawah.
   
   
7. Klik Finish untuk membuat grafik .
   

Mengubah ukuran grafik
Untuk mengubah ukuran grafik, klik pada baris dan drag pada kotak hitam pada sudut. Kotak hitam disudut akan mengubah ukuran grafik yang proporsional sepanjang garis dari awal grafik. .

Memindahkan grafik
Pilih garis pada grafik, tekan tombol kiri mouse, dan drag grafik ke lokasi baru. Elemen didalam grafik seperti judul dan label akan dipindahkan juga dalam grafik. Klik pada elemen untuk mengaktifkannya, dan gunakan mouse untuk mendrag element untuk berpindah.

Format grafik Toolbar

Chart Objects List - Untuk memilih objek dalam grafik format, klik objek pada grafik atau pilih objek dari Chart Objects List dan klik Format button. Jendela yang berisi objek akan muncul untuk membuat perubahan format.

Chart Type - Klik panah pada tipe grafik untuk memilih tipe grafik

Legend Toggle - Tunjukan atau sembunyikan legend grafik dengan mengklik tombol

Data Table view - Tampilkan data tabel sebagai ganti dari grafik dengan mengklik tombol Data Table.

Display Data by Column or Row - grafik data dengan kolom atau bari disusun ke dalam data sheet.

Angle Text - Pilih kategori atau nilai axis dan klik Angle Downward atau tombol Angle Upward untuk perputaran dipilih dengan by +/- 45 derajat. .

Mengkopy Grafik ke Microsoft Word
Menyelesaikan grafik bisa dengan mengkopy kedalam dokumen Microsoft Word. Pilih grafik dan klik Copy. Buka tujuan dokumen dalam Word dan klik Paste

Page Breaks
Untuk mensetting page breaks, pilih baris yang ingin ditampilkan, dibawah halaman page break dengan mengklik baris label. Lalu pilih Insert|Page Break dari menu bar. Anda harus mengklik ganda panah bawah pada bawah daftar menu untuk melihat option ini.

Setting Halaman
Pilih File|Page Setup dari menu bar ke format halaman, set margins, dan masukkan headers dan footers.

• Halaman
  Pilih Orientation dibawah Page tab dalam jendela Page Setup untuk membuat halaman Landscape atau Portrait. Ukuran worksheet pada halaman bisa juga diformat dibawah Scaling. Untuk memaksa worksheet mencetak hanya satu halam lebar dan semua kolom yang ditampilkan dalam halaman yang sama, pilih Fit to 1 page(s) wide.
  
  
• Margins(Garis Tepi)
  Ubah atas, bawah, kiri dan kanan garis tepi dibawah dengan Margins tab. Masukkan nilai dalam header dan footer field untuk menandakan seberapa jauh dari tepi halaman teks ini harus ditampilkan. Ceklist kotak untuk centering horizontally atau vertically pada halaman.
  
  
• Header/Footer
  Menambahkan headers dan footers pada halaman dengan mengklik tombol panah bawah dibawah Header/Footer tab.
  
  Untuk memodifikasi header atau footer, atau membuatnya sendiri, klik Custom Header dan tombol Custom Footer. Jendela baru akan terbuka mengikuti anda untuk memasukkan teks dikiri, tengah atau kanan halaman.
  

  

  Format Text - Klik tombol ini setelah menyorot teks untuk mengubah font, size, dan style.
  Page Number - Memasukkan nomor halaman pada setiap halaman.
  Total Number of Pages - Gunakan fitur ini Use this feature bersama nomor halaman untuk membuat string seperti "page 1 of 15".
  Date - Memasukkan tanggal.
  Time - Memasukkan Jam sekarang.
  File Name - Memasukkan nama pada file workbook.
  Tab Name - Memasukkan nama pada worksheet's tab.
  
  
• Sheet
  Ceklist Gridlines jika anda ingin membagi halaman sel untuk di cetak.
  
  

Print Preview
Pilih File|Print Preview dari menu bar untuk melihat bagaimana worksheet akan dicetak. Klik Next dan tombol Previous pada atas window untuk menampilkan halaman dan klik tombol Zoom untuk melihat halaman lebih dekat. Membuat halaman layout modifikasi dibutuhkan dengan mengklik tombol Page Setup. Klik Close untuk kembali ke worksheet atau Print untuk melanjutkan mencetak.

Print
Untuk mencetak ke worksheet, pilih File|Print dari menu bar.

• Print Range - Pilih semua halaman atau daerah halaman yang akan dicetak.
• Print What - Pilih sel yang disorot dalam worksheet, active worksheet, atau semua worksheet dalam workbook.
• Copies - Pilih jumlah copyan yang akan dicetak.

Klik OK untuk mencetak

Keyboard shortcuts bisa menghemat waktu, inilah tombol shorcut pada Excel yang perlu diingat, untuk mempercepat pekerjaan :

Action Keystroke Document actions Open a file CTRL+O New file CTRL+N Save As F12 Save CTRL+S Print CTRL+P Find CTRL+F Replace CTRL+H Go to F5 Cursor Movement One cell up up arrow One cell down down arrow One cell right Tab One cell left SHIFT+Tab Top of worksheet (cell A1) CTRL+Home End of worksheet (last cell with data) CTRL+End End of row Home End of column CTRL+left arrow Move to next worksheet CTRL+PageDown Formulas Apply AutoSum ALT+= Current date CTRL+; Current time CTRL+: Spelling F7 Help F1 Macros ALT+F8

Action Keystroke Selecting Cells All cells left of current cell SHIFT+left arrow All cells right of current cell SHIFT+right arrow Entire column CTRL+Spacebar Entire row SHIFT+Spacebar Entire worksheet CTRL+A Text Style Bold CTRL+B Italics CTRL+I Underline CTRL+U Strikethrough CTRL+5 Formatting Edit active cell F2 Format as currency with 2 decimal places SHIFT+CTRL+$ Format as percent with no decimal places SHIFT+CTRL+% Cut CTRL+X Copy CTRL+C Paste CTRL+V Undo CTRL+Z Redo CTRL+Y Format cells dialog box CTRL+1